Slack sizi daha verim(siz)li yapar

Bugün güne nasıl başladın?

Muhtemelen gözlerini açar açmaz telefonunu eline aldın. Önce alarmı susturdun belki de 10 dk daha fazla uyumanın hesabını yaparak alarmı erteledin. Telefonunu eline alır almaz ilk yaptığın iş Slack'den gelen bildirimleri kontrol etmekti. Sonra bir de göz ucuyla mail kutundaki emaillere göz attın. Gün içerisinde hepimizin yaptığı gibi bu işlemi 2617 kez daha yapacaksın. Rakam büyük mü geldi? Bunu ben söylemiyorum, yapılan bazı araştırmalar durumun bu kadar vahim olduğunu gösteriyor.

Şu anda bir akvaryum balığından daha kısa bir odak süresine sahip olduğumuz resmileşmiş durumda. Microsoft tarafından yaptırılan bir araştırmaya göre 2000 yılından bu yana (veya mobil cihaz kullanımının yaygınlaştığı dönemden itibaren diyelim) ortalama bir insanın dikkat süresi 12 saniyeden 8 saniyeye gerilemiş. Bu da bizi akvaryumdaki bir balıktan bile daha az odaklı yapıyor.

Beynimiz dikkat dağınıklığına bağımlı olduğunda sürekli olarak okunmamış emailler ve bildirimler peşinden koşmaya devam ederek sonsuz bir döngünün içine giriyor. Öyle bir noktaya geldik ki nasıl konstantre olacağımızı yeniden öğrenmemiz gerekiyor.

https://blog.nuclino.com/slack-is-not-where-deep-work-happens

Hal böyle olunca günümüz iş dünyası da verimlilikle kafayı iyice bozmuş durumda. Verimliliğe karşı o kadar takıntılı bir hale geldik ki her gün nasıl daha verimli oluruzun hesaplarını yapıyoruz. Verimliliğimizi arttırmak için denemediğimiz yöntem kullanmadığımız yazılım kalmadı. Slack de bunlardan bir tanesi.

Slack ile tanışmam yaklaşık olarak 2 yıl öncesine dayanıyor. Daha önce çalıştığım şirkette biz de slack furyasına kapılıp çok fazla irdelemeden şirkette kullanmaya başlamıştık. Birkaç alternatif daha vardı ama slack'ın iş dünyasındaki yükselişi ile ilgili birkaç yazı okuyunca hele bir de örnek aldığımız bir kaç firmanın da slack kullandığını duyunca daha fazla beklemeye gerek yoktu. Olaya balıklama atladık.

İnanıyorum ki çoğu şirkette bu tip iletişim araçları kullanmaya karar verirken fazla dip girmeden yüzeysel olarak değerlendirmeler yapılıyor. Neden çünkü tembeliz. Fazla irdelemeyi sevmiyoruz. Bu bize uygun mu diye araştırmaktansa referans olarak aldığımız şirketlerin veya kişilerin seçimlerine göre karar veriyoruz. "Koskoca şirket. Elbet vardır bir bildiği. Hem slack zaten çok popüler. Çok fazla düşünmeye gerek yok." diyerek seçimimizi yapıyoruz.

Halbu ki bu önemle üzerinde durulup verilmesi gereken kararlardan bir tanesi. Seçtiğiniz iletişim aracının çalışanların iş yerinde nasıl hissettiklerine ve çalışma ortamları üzerine önemli bir etkisi olacak. Stressli, yorgun ve endişeli? Ya da sakin, serin kanlı ve odaklı? Bunlar sadece mental durumunuzu gösteren şeyler değiller. Bunlar günlük olarak kullandığımız araçlardan kaynaklanan durumlar ve bu araçların yarattığı sonuçlar olarak karşımıza çıkıyor.

Slack (yüzeysel) işlerin yapıldığı ortamdır

“Grup mesajlaşma ajanda olmadan rastgele kişilerle gün boyunca yapılan bir toplantıya benzer.”— Jason Fried, Co-Founder & CEO at Basecamp

Bir çalışan için, 30 dakikalık bir toplantı tüm öğleden sonrayı etkileyebilir. Bunun gibi nedenlerden dolayı insanlar verimsiz toplantıların dezavantajlarının farkına vardılar. Bu probleme çözüm olarak Slack gibi anlık iletişim araçları  marketteki yerini aldı. Toplantılar en azından belli bir sınırlı zamanı etkilerken, mesajlaşma uygulamaları tüm bir iş günü üzerinde direk olarak etkili oluyorlar.

Slack sadece bir mesajlaşma uygulaması değil. Bir çok şirket için tüm işlerin döndüğü yer. Slack'ın avantajlarının yanında bir çok dezavantajı da var. Bu tür anlık mesajlaşma uygulamarı ile birlikte insanların beklentileri de değişiyor. İnsanlar kendilerini, gönderilen mesajlara anında cevap vermek zorunda hissediyorlar. Anında cevap vermemek veya gün içerisinde yazılan mesaja geri dönmemek kaba veya iş birliğindan kaçınan bir kişi olarak etiketlenmenize neden olabiliyor.

Niyetiniz tam olarak bu olmasa bile, bir mesajlaşma oturumunun ardından ortaya çıkan algı malesef ki bu oluyor. Bu durum sizin için de geçerli. Bir çok durumda Slack üzerinden çalışma arkadaşınıza mesaj gönderirken "bunun acelesi yok hemen dönmek zorunda değilsin" gibi mesajlar yazarken kendinizi yakaladığınız anlar olmuştur. Çünkü biliyorsunuz ki karşıdaki kişinin ilk algısı bunun hemen yapılması gerektiği ve size hemen cevap vermek zorunda hissettiğidir. Tıpkı birinin size gönderdiği mesajı görünce hissettiğiniz gibi.

Uyandığınız zaman slack üzerinde 30-40 tane kırmızı renkte okunmamış mesajınızın olduğunu bir hayal edin. Hemen hemen hepsi, sanki onlarla ilgili mümkün olan en kısa sürede birşeyler yapmanız gerektiği hissini verir ve kısa süreli bir telaşa kapılabilirsiniz. Veya neyin acil neyin acil olmadığını anlamak için hızlı bir şekilde tüm chat geçmişini ve okunmamış mesajları gözden geçirmek zorunda kalırsınız.

Bu tip durumlar strese neden olur. Stres ise sizi daha verimsiz bir hale getirir. Verimsiz olmanız sizin kendinizi mutsuz hissetmenize neden olur.

Daha başka neler sayabiliriz:

  • Sürekli meşgul olma ve verimli bir iş yapıyormuş hissi: Slack üzerinde mesaj yazmamız, yazılanları okumamız vs. gibi işler bize sürekli olarak aktif olduğumuzu ve bir faaliyette bulunuyormuşuz hissini verir. Bu da "kendimizi meşgul tuttuğumuz sürece verimli olmaya devam ederiz" gibi bir yanlış algıya kapılmamıza neden olur.
  • Kaçırma korkusu: Bir grup mesajlaşmasını takip etmek gün boyunca toplantı yapıyormuş gibi hissetmenize neden olur. Gelen bildirimlere aldırmamayı deneyebilirsiniz ama bu da "acaba önemli bir şeyi kaçırdım mı?" korkusunu körükler.
  • ASAP kültürü: Daha önce de söylediğim gibi slack ASAP kültürünü destekler. Herşey mümkün olan en kısa sürede olmalı. Yani ŞİMDİ! Anlık mesajlaşma durumları herşeyin hızlıca şu anda tartışılması gerektiğine inanmamıza neden olur. Gönderilen her mesajla karşı taraftakinin omzuna dokunuyormuşuz ya da bize bakmasını sağlamak için t-shirt'ünü çekiştiriyormuş hissini verir. "Hey! Sana diyorum. Şuanda yaptığın şeyi bırak ve benim söylediğime kulak ver." Bu da dikkat dağınıklığından başka bir yarar getirmiyor.
  • Geride kalma korkusu: Bildirimleri görmezden gelmeye çalışmak dediğimiz gibi birşeyleri kaçırma korkusuna neden olur.Farzedelim ki bildirimleri umursamadınız. Gerekli zamanda, örneğin bir toplantıda umursamadığınız bu konu gündeme gelince sizin söyleyecek birşeyiniz olmaz. Bu durumda olmak istemezsiniz. Bu endişe de sizi sürekli olarak chat kanallarını takip etme, gelen her bildirimi hızlıca tüketmeye teşvik eder. Bu şekilde etrafta olan bitenden bi haber omaktan korunacağınızı düşünürsünüz.
  • Tek bir düşünce üzerinde odaklanmama, satırlara odaklanma: Grupça anlık olarak mesajlaşma sizi tek bir düşünce üzerine odaklanmaktansa yazılan her bir satıra odaklanmanıza neden olur. İş dünyasında pek çok konu detaylı bir şekilde düşünülüp tartışılmaya değerdir. Herkesin hızlıca cevap vermek zorunda hissetmesinden dolayı çoğu tamamlanmamış düşünce gelişi güzel olarak söylenir. Buda bir konuyu enine boyuna düşünmeden ya yanlış karar vermeye ya da önemli kararların alınamamasına neden olur.  Böyle bir ortam şuna benzer: Bir toplantıdasınız ve her seferinde önemli birşey söyleyecekken birileri araya girip sizi keser ve söylemek istediğinizi söyleyemezsiniz. Karşıdakinin söyleyeceğine odaklanmak zorunda kalırsınız. Böyle bir ortamda nereye varabilirsiniz?
  • Konudan hızlı kopuş: Bir kaç kişi belli bir konu üzerinde konuşmaya başlar. Daha sonra gruptakilerden biri yanlış anlamadan dolayı başka bir şeyi işaret eder. Bu andan itibaren konuşmanın gidişatı başka bir yöne çekilmiştir. Konu amacından kolaylıkla sapabilir ve kontrol kaybedilebilir. Bir kaç dakikalık konuşma uzaaarrr gider ve sıklıkla "Bunu zaten konuşmuştuk!" cümlesini görmeye başlarsınız.
  • Yetişememe kaygısı: Mesajlaşma gün boyunca bir şeyleri takip ediyormuşsunuz gibi hissetmenize neden olur. Daha kötüsü de size yetişememe kaygısı verebilir. Kısa bir süreliğine ekran başından ayrılmak zorunda kalırsınız, geri geldiğiniz de düzinelerce belki de yüzlerce okunmamış mesajla karşılaşırsınız. Hepsini okuman mı gerekiyor? Eğer okumazsan önemli birşeyleri gözden kaçırabilirsin. Yani okuyup okumama riskini almak sana kalmış.
  • Dikkat kalıntısı: Bir çok takım slack penceresini gün boyu ekranlarının bir köşesinde veya ikinci monitörde açık tutar. Bu da seni sürekli olarak bildirim olup olmadığını kontrol etmeye teşvik eder ve yapmak zorunda olduğun asıl işine odaklanamazsın. Slack ekranı kara delik gibidir. Seni sürekli içine çekmeye çalışır. Yeni bir şey var mı? Okunmamış mesaj mı o? Hiçbirşey kaçıramam, sürekli güncel kalmalıyım diyerek aynı takıntılı davranışı tekrar tekrar yapmaya devam edersin. Bu da bir alışkanlığa dönüşür. Kasların tekrarlanan görevleri sürekli hatırlar. Beynin de öyle. Bu da dikkat kalıntısı dediğimiz soruna neden olur. Yani bir önceki yaptığından dolayı aklını temizleyemediğin için yeni birşeye başlamak da gittikçe zorlanırsın.
  • Büyük resmi görememe: Daha önceden yazıştığın bir mesajlaşma ekranına dönüp önemli bir konuşmayı bulmayı denedin mi? Belki belli bir kısmını bulacaksın fakat tüm konuşmanın o olduğunu nasıl bilebilirsin? Belki bir kısmı günler öncesinden konuşuldu. Belki de uzun scrollar yaparak taaaa geçmişe kadar gitmen gerekecek. Kısacası tüm resme hakim olman zordur.
  • Sürekli çevrimici olma: Gün boyu sürekli olarak online olduğunuzu gösteren yeşil noktanın isminizin yanında görünmesini istersiniz. Bu üzerinizde baskı yaratır. Eğer yeşil nokta yoksa, işte değilsinizdir. Yani çalışmıyorsunuzdur. Ve bu baskı sizi sürekli login kalarak chat ekranlarını açık tutmanıza neden olur ki kendinizi olası dikkat dağınıklığına savunmasız bırakırsınız.
  • Farklı zaman dilimi sorunu: Eğer dünyanın dört bir yanına yayılmış ve kişilerin uzaktan çalıştığı bir şirketteyseniz mesajlaşma araçları her ekibin çantasında bulunması gereken araçlardandır. Aslında bu tip anlık iletişim araçları farklı saat dilimlerinde çalışan ekipler için uygun olmayabilir. Mesajlaşma anlık olarak şuanda gerçekleşir ve herkesin "şuanı" faklıdır. Bu yüzden asenkron iletişimi tercih etmek bu tip ekiplerde daha akıllıca olabilir.
Dikkatin en değerli kaynaklarımızdan biri olduğuna inanıyorum. Eğer başka birşey benim dikkatimi kontrol ediyorsa, bu başka birşey yapabileceklerimi de kontrol ediyor demektir. — Jason Fried, Co-Founder & CEO at Basecamp

Sorun Slack mi yoksa kullanıcılar mı?

Bu noktada sanırım işlerin bu hale gelmesin de tüm suç Slack'ın diyemeyiz. Tamam tasarım olarak dikkat dağınıklığını teşvik edebilir fakat buradaki asıl sorun takımların Slack'ı kullanma şekillerinde. Slack benzeri herhangi bir anlık mesajlaşma aracı da benzer sorunlara neden olabilir. Örneğin şuanda Slack'e rakip olarak gösterilen Microsoft Team aynı kategoride. İletişim problemini daha farklı şekilde çözmeye çalışsalar da hala temelde chat sistemini kullanıyorlar.

Örneğin kullanıcılar Slack'ın thread özelliğini kullanmak yerine, şahsa sorulan sorulara public olarak channel içerisinde cevap verirlerse o channel'da yer alan tüm kişilere bir bildirim gitmesine sebep olacaklardır. Bu da konu ile ilgisi olmayan kişilerin de gereksiz yere dikkatinin dağılmasına neden olacaktır. Böyle bir durumda da hele hele bir yazılımcıysak kaldığımız yere tekrar odaklanmak yaklaşık olarak 20 dakikamızı alacaktır.(Umarım 19. dk da yeni bir mesaj gelmez!) Bu konuda Deniz hocamın "Yazılımcı Konsantrasyonu, Beyin Akış Durumu ve Bölünmeler Üzerine" yazısını okumanızı öneririm.

https://blog.nuclino.com/slack-is-not-where-deep-work-happens

Çözüm ve alternatifler?

Slack'ın yarattığı yada daha doğru bir deyişle Slack'ın yanlış kullanımının yaratıığı verimsiz ortamla başa çıkmak için her çalışan ve takım kendi kurallarını koymak zorunda. Kendimden örnek verecek olursam, slack kullandığım durumlarda çok kritik işler üzerinde çalıştığımda bildirimleri belli bir süreliğine tamamen susturuyordum. Diğer zamanlarda da channelların bildirim ayarlarını ekibi en az meşgul edecek seviyede ayarlamaya özen gösteriyorduk.

Kendi genel bildirim ayarlarımı da sadece bana yazılan direk mesajlar ve eğer herhangi bir şekilde ismimden bahsedilirse bildirim alacak şekilde ayarlamıştım. Channellar içerisinde gereksiz mesajları azaltmak için threadleri kullanmaya gayret ediyordum.

Bazı kişiler tamamen Slack'den çıkış yapmak gibi çözümler önerebilirler. Ama böyle bir durumda Slack kullanmanın ne manası kalır? Kaldı ki bir çok çalışanın böyle bir karar verme gibi bir lüksü de yok. Çalışma ortamında şirketçe konulan kurallara uyulmak mecburiyeti var.
Patronunuzdan gelen tüm aramaları ve mesajları bir günlüğüne görmezden geldiğinizi bir düşünün. Slack'ı kapatmak böyle bir durumun yaşanmasına neden olur.

Buradaki anahtar nokta nasıl bir takım kültürü ve takım içi iletişim yöntemi hayata geçirmek istediğimiz ile ilgilidir. Hiç kimsenin mesajları görmezden gelecek veya takımdaki başka birine yardım etmekten kaçınacacak kadar huysuz olduğunu düşünmüyorum. İletişimde uygulanacak eylemler daha önceden şirket içerisinde tartışılıp fikir birliğine varılan eylemler olmalıdırlar. Ve herkes şirketteki diğer kişiler tarafından (hiyerarşinin hangi seviyesinde olduğuna bakılmaksızın) saygı görmelidir ve göstermelidir.

Özetle şöyle diyebiliriz. Slack fantastik bir araç olabilir veya iş gününüzü çileye çeviren bir araç da. Hepsi şirketinizin / ekibinizin Slack'ı nasıl kullandığına bağlı. İletişim yöntemini kontrol altında tutup kendi kurallarımızı koyabilirsek Slack'ın korkunç bir araç haline gelmesine izin vermeyip nimetlerinden güzelce faydalanabiliriz.

Bana göre slack gibi anlık mesajlaşma araçları her ekibin çantasında olması gereken araçlardan. Tek farkı sadece istisnai durumlarda kullanılması gerektiğini düşünüyorum. Genel iletişim için kullanmak yerine ekipten bir konu hakkında geri bildirim toplamak, boş zamanlarda şakalaşmak, entegrasyonları kullanarak herhangi bir sunucu çökmesinde bildirim almak gibi özel durumlar için kullanılmalıdır. Böyle durumalar için çok daha kullanışlı olduğunu düşünüyorum.

Alternatifler?

İlk alternatif olarak gerçek manada asenkron bir iletişim sağlayan email'i gösterebilirim. İsmini hatırlayamadığımız birçok mesajlaşma uygulaması gelip geçti fakat email hala vazgeçilmezlerimizden. Anlık mesajlaşma ve mail arasındaki en önemli fark; birine bir mail göndermeden veya gelen bir maile cevap yazmadan önce yazacağımız hakkında düşünmemize izin vermesi. Göndermeden önce taslağımızı en okunabilir ve basit hale getirebilmek için düzenlemeye özen gösteririz. Anlık mesajlaşmada ki "hemen cevap vermeliyim" baskısını hissetmediğimizden dolayı daha yaratıcı oluruz, ve herşeyi etraflıca ele aldığımızdan emin olduktan sonra gönder butonuna başarız.

Email ile ilgili Scott Hanselman'ın "tek email kuralı" ni herkese tavsiye ederim. Tek email kuralı şudur: Kullandığınız email yazılımınızda bir kural oluşturup, size doğrudan gönderilen emaillerin direk olarak mail kutunuza düşmesini, geri kalan emaillerin (cc'de veya bcc'de olduklarınız) "Inbox - CC" klasörüne gitmesini sağlarsınız. Bu şekilde sizi doğrudan ilgilendiren, önemli olan emaillere bir filtre uygulamış olursunuz.

Son bir alternatif de, tamamen remote olarak çalışan ve slack gibi araçlara tamamen karşı olarak kendi proje yönetim ve mesajlaşma yazılımlarını geliştiren Basecamp şirketini öneririm. Harika işler yapıyorlar ve çalışanlarını birinci planda tutan bir kültüre sahipler. Ben de bu yazıyı yazarken onların anlık mesajlaşma araçlarına olan dik duruşlarından baya istifade ettim:)

Şimdilik bu kadar. Kalın sağlıcakla.

Kaynaklar: